Het recht van een aandeelhouder om deel te nemen aan de Algemene Vergadering en om er het stemrecht uit te oefenen wordt slechts verleend op grond van de boekhoudkundige registratie van de aandelen op naam van de aandeelhouder op de registratiedatum, dit is op de veertiende dag voorafgaand aan de datum van de Algemene Vergadering om vierentwintig uur Belgische tijd, hetzij door hun inschrijving in het register van de aandelen op naam, hetzij door hun inschrijving op de rekeningen van een erkende rekeninghouder of van een vereffeningsinstelling, ongeacht het aantal aandelen dat de aandeelhouder bezit op de dag van de Algemene Vergadering.
Iedere aandeelhouder die aan de Algemene Vergadering wil deelnemen, moet dat uiterlijk op de 6de dag voor de Algemene Vergadering melden aan de vennootschap met opgave van het aantal aandelen waarmee hij wil deelnemen.
De erkende rekeninghouder of de vereffeningsinstelling bezorgt de aandeelhouder een attest waaruit blijkt met hoeveel gedematerialiseerde aandelen die op naam van de aandeelhouder op zijn rekeningen zijn ingeschreven op de registratiedatum, de aandeelhouder heeft aangegeven te willen deelnemen aan de Algemene Vergadering.
In een door de statutaire bestuurder aangewezen register wordt voor elke aandeelhouder die zijn wens om deel te nemen aan de Algemene Vergadering kenbaar heeft gemaakt, zijn naam en adres of zetel opgenomen, het aantal aandelen dat hij bezat op de registratiedatum en waarmee hij heeft aangegeven te willen deelnemen aan de Algemene Vergadering, alsook de beschrijving van de stukken die aantonen dat hij op die registratiedatum in het bezit was van de aandelen.
Iedere aandeelhouder die aandelen neerlegt voor een Algemene Vergadering, kan zich op de vergadering laten vertegenwoordigen door één gevolmachtigde.
In afwijking van het voorgaande kan de aandeelhouder een afzonderlijke volmachtdrager aanstellen voor elke vorm van aandelen die hij bezit, alsook voor elk van zijn effectenrekeningen indien hij KBC Ancora-aandelen heeft op meer dan één effectenrekening, en kan een als aandeelhouder gekwalificeerd persoon die beroepshalve optreedt voor rekening van andere natuurlijke of rechtspersonen, volmacht geven aan elk van die andere natuurlijke of rechtspersonen of aan een door hen aangeduide derde.
Een persoon die als volmachtdrager optreedt, mag een volmacht van meer dan één aandeelhouder bezitten. Ingeval een volmachtdrager volmachten van meerdere aandeelhouders bezit, kan bij namens een bepaalde aandeelhouder anders stemmen dan namens een andere aandeelhouder.
De aanwijzing van een volmachtdrager geschiedt schriftelijk of via een elektronisch formulier en moet ondertekend worden door de aandeelhouder, in voorkomend geval met een geavanceerde elektronische handtekening in de zin van artikel 4, § 4, van de wet van 9 juli 2001 houdende vaststelling van bepaalde regels in verband met het juridisch kader voor elektronische handtekeningen en certificatiediensten, of met een elektronische handtekening die voldoet aan de voorwaarden van artikel 1322 van het Burgerlijk Wetboek.
De kennisgeving van de volmacht aan de vennootschap dient schriftelijk te gebeuren of langs elektronische weg, op het adres dat vermeld is in de oproeping. Hetzelfde geldt voor de intrekking van de volmacht.
De vennootschap moet de volmacht uiterlijk op de zesde dag voor de vergadering ontvangen.
Indien de aandeelhouder steminstructies geeft aan de volmachtdrager, dan moet deze zich daaraan houden. Hij kan enkel van de instructies afwijken, hetzij wegens omstandigheden die op het tijdstrip dat de instructies zijn gegeven niet bekend waren, hetzij wanneer de uitvoering van de instructies de belangen van de volmachtgever zou kunnen schaden. De volmachtdrager moet zijn volmachtgever daarvan in kennis stellen.
De volmachtdrager moet gedurende ten minste één jaar een register van de steminstructies bijhouden en op verzoek van de aandeelhouder bevestigen dat hij zich aan de steminstructies heeft gehouden.
In geval van een potentieel belangenconflict tussen de aandeelhouder en de volmachtdrager die hij heeft aangewezen, geldt het volgende:
De volmachtdrager moet de precieze feiten bekendmaken die voor de aandeelhouder van belang zijn om te beoordelen of er gevaar bestaat dat de volmachtdrager enig ander belang dan het belang van de aandeelhouder nastreeft.
2. De volmachtdrager mag slechts namens de aandeelhouder stemmen op voorwaarde dat hij voor ieder onderwerp op de agenda over specifieke steminstructies beschikt.
Er is sprake van een belangenconflict wanneer de volmachtdrager:
Aandeelhouders of hun gemachtigden worden toegelaten tot de Algemene Vergadering op vertoon van hun identiteitsbewijs, van een attest van een erkende rekeninghouder of een vereffeningsinstelling waaruit blijkt met hoeveel gedematerialiseerde aandelen die op naam van de aandeelhouder op zijn rekeningen zijn ingeschreven op de registratiedatum, de aandeelhouder heeft aangegeven te willen deelnemen aan de Algemene Vergadering en desgevallend van een volmacht op hun naam.
De vennootschap maakt een register op waarin voor elke aandeelhouder die zijn wens om deel te nemen aan de Algemene Vergadering heeft kenbaar gemaakt, volgende gegevens worden opgenomen:
Alle aanwezige aandeelhouders en gevolmachtigden dienen de aanwezigheidslijst te ondertekenen.
Elke aandeelhouder heeft het recht om vragen te stellen aan de bestuurders m.b.t. hun verslag of de agendapunten voor zover de mededeling van gegevens of feiten niet van dien aard is dat zij nadelig zou zijn voor de zakelijke belangen van de vennootschap of voor de vertrouwelijkheid waartoe de vennootschap of haar statutaire bestuurder zich hebben verbonden.
Elke aandeelhouder heeft eenzelfde recht t.a.v. de commissaris m.b.t. zijn verslag, voor zover de mededeling van gegevens of feiten niet van dien aard is dat zij nadelig zou zijn voor de zakelijke belangen van de vennootschap of voor de vertrouwelijkheid waartoe de vennootschap, haar statutaire bestuurder of de commissaris zich hebben verbonden.
Wanneer verschillende vragen over hetzelfde onderwerp handelen, mogen de statutaire bestuurder en de commissaris daarop één antwoord geven.
Het vraagrecht kan uitgeoefend worden:
Een dubbel stemrecht wordt toegekend aan elk KBC Ancora-aandeel dat conform artikel 27 van de statuten en artikel 7:53 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen gedurende een periode van minstens twee jaar ononderbroken op naam van dezelfde aandeelhouder is ingeschreven in het register van de aandelen op naam.
De andere aandelen geven recht op één stem. Gedematerialiseerde aandelen genieten niet van het dubbel stemrecht.
Tenzij uitdrukkelijk anders is bepaald in het Wetboek van vennootschappen en verenigingen en/of in de statuten, kan de Algemene Vergadering geldig beslissen, ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde aandelen en besluit de Algemene Vergadering met volstrekte meerderheid van stemmen, onthoudingen niet meegerekend.
Besluiten tot statutenwijziging, besluiten tot uitkeringen aan de aandeelhouders en besluiten tot ontslag van de statutaire bestuurder, hebben bovendien slechts uitwerking van zodra en op voorwaarde dat de statutaire bestuurder ermee instemt.
